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訂單/採購管理系統

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-目錄-

●什麼是訂單/採購管理系統？

●哪些企業須具備訂單/採購管理系統？

●訂單/採購管理系統流程好繁雜?怎麼辦？

●訂單/採購管理ERP系統八大功能

●訂單/採購管理ERP系統四大好處

●訂單/採購管理系統流程圖

什麼訂單/採購管理系統？

用於協助企業管理訂單和採購過程的軟體系統，此系統包括一系列功能和工具，像是訂單生成與追蹤、庫存管理、客戶管理、供應商管理、採購申請、供應商選擇、採購訂單生成、採購合約管理等功能，提供了一個集中管理和協調訂單和採購活動平台，旨在幫助企業有效地處理訂單和採購相關的活動，以提高效率且降低風險與成本並加強供應鏈管理。

請購單(Purchase Requisition, PR)

指在企業或組織中用於申請購買物品或服務的文件或表單，通常由需要特定物品或服務的部門或個人填寫，並提交給採購部門或相應的管理人員進行審核和批准，目的為確保企業的購買過程是經過合理控制。

✓ 請購單在企業中起著重要的角色

✓ 請購單有助於確保購買過程的透明度和合規性，並防止未經授權的購買行為。
✓ 請購單提供了對購買需求的可追蹤性和記錄，有助於企業進行預算控制和庫存管理。

例如：
當一個部門或個人需要購買物品或服務時，他們會填寫請購單，提供相關的細節。像是所需的物品描述、數量、預算等。然後請購單會被提交給相應的審核人員，他們將審核請購單的內容，確保它符合企業的採購政策和預算限制。

採購單(Purchase Order, PO)

是企業或組織向供應商發送的一種正式文件，用於明確指示購買特定物品或服務的需求和條件。採購單通常由採購部門或相應的負責人員根據內部的請購單或採購計劃來填寫和發布，為採購過程中的核心文件之一，一旦請購單獲得批准，它就成為了一個採購訂單，並被發送給供應商作為購買的正式文件。

✓ 採購單在採購過程中起著關鍵作用。
✓ 採購單確定了購買的內容和條件，有助於確保供應商提供符合要求的物品或服務，並提供了雙方之間的法律依據和約束力。
✓ 採購單也為企業紀錄和跟蹤採購活動提供了便利，有助於控制預算和庫存，並促進供應鏈管理的效率。

採購單包含了以下重要信息：

發送機構的詳細信息：採購單上會標明發出該採購單的企業或組織的名稱、地址、聯繫方式等。
供應商的詳細信息：採購單會指定接收該採購單的供應商的名稱、地址、聯繫方式等。
採購物品或服務的描述：採購單會清楚地列出所需的物品或服務的詳細描述，包括數量、規格、型號等。
價格和貨幣：採購單會明確指示物品或服務的價格以及使用的貨幣。
付款條款：採購單會包括付款方式、付款期限等相關的付款條款。
交貨日期和地點：採購單會指定所需物品或服務的交貨日期和交貨地點。
其他條件和附加信息：根據需要，採購單可能還包括其他條件，如保修期限、退貨政策等。

供應商根據採購訂單提供所需的物品或服務，然後企業進行付款。

哪些企業須具備訂單/採購管理系統?

中小型企業

大型企業

製造業企業

零售業企業

服務業企業

電商平台

中小型企業：
此訂單/採購管理系統可以幫助有限的資源和人力提高效率，確保訂單和採購的正確性和及時性，並提供更好的預算控制。
大型企業：
通常面臨大量的訂單和採購需求，並涉及多個部門和供應商。此訂單/採購管理系統可以幫助統一和自動化整個採購過程，提供跟蹤和分析功能，並確保採購的一致性和合規性。
製造業企業：
需要處理大量的原材料和設備的採購。此訂單/採購管理系統可以幫助他們優化庫存管理，預測和計劃供應鏈需求，並確保及時交付以支持生產計劃。
零售業企業：
需要處理來自供應商的訂單，並確保產品的及時補充和補貨。此訂單/採購管理系統可以監控庫存水平，自動化訂購流程，並與供應商實現更好的協作。
服務業企業：
可能需要進行各種服務的採購，例如軟件許可、IT服務、顧問服務等。此訂單/採購管理系統可以幫助管理服務供應商，追蹤服務合同和費用，以及確保服務的交付和質量。
電商平台：
在電商業務中，訂單和採購具有重要的意義。此訂單/採購管理系統提供了自動化、效率和準確性，幫助優化庫存管理、提升供應鏈協調、增強客戶體驗和提供有價值的數據分析，使其能夠提高電商平台的運營效率和競爭力，促進業務的長期發展。

總而言之，任何需要處理訂單和採購的企業都可以受益於使用訂單/採購管理系統。這些系統可以提高效率、降低錯誤、增強控制，並提供更好的統計和分析能力，以支持企業的採購決策和戰略規劃。